Quando entramos no negócio, esperamos obter lucro. A chave é planejar adequadamente como esse lucro será obtido. É aí que entra o controle de custos.
O que é controle de custos?
Todos nós temos despesas básicas que somos responsáveis por controlar. Imagine tentar pagar seu aluguel se você não planejou essa despesa mensal. A mesma teoria se aplica ao mundo dos negócios. As medidas de controle de custos são projetadas para estabelecer uma linha de base que pode ser usada para medir as despesas reais em relação às despesas planejadas.
Nos negócios, quando orçamos as despesas para a produção do produto, estimamos quanto custará produzir e entregar esse item aos nossos clientes. Em seguida, medimos nossos custos reais em relação ao nosso orçamento para determinar o quão perto estamos da linha de base e fazer os ajustes de acordo. Ao analisar essas variações de orçamento, podemos ver exatamente onde nossas estimativas foram precisas e onde elas estão erradas. Em seguida, torna-se nosso trabalho observar essas diferenças de custo e descobrir quais medidas de controle de custos precisam ser implementadas.
Por exemplo, digamos que você tenha orçado um lucro de R$ 4 para cada produto vendido, mas como as despesas do fornecedor ultrapassaram o orçamento devido a um aumento inesperado de preço, você obteve apenas R$ 2 de lucro em cada produto vendido. Como você conseguiu identificar o que causou sua redução de lucro, pode trabalhar para resolver o problema alterando fornecedores, aumentando preços ou reduzindo outros custos envolvidos com a produção para poder voltar ao seu objetivo original.
A maneira mais fácil de criar um orçamento que pode ser vinculado às suas despesas é usando seu aplicativo de software de contabilidade. Se o seu software não oferece recursos de orçamento, você pode usar um aplicativo de planilha para criar seu orçamento, embora as atualizações precisem ser inseridas manualmente. De qualquer forma, um orçamento é uma necessidade para melhor acompanhar e controlar as despesas.
Gestão de custos vs. controle de custos: qual é a diferença?
O gerenciamento de custos e o controle de custos geralmente são usados de forma intercambiável, embora sejam duas coisas diferentes. O gerenciamento de custos lida com planejamento e orçamento, enquanto o controle de custos lida com os custos reais e as ações tomadas como resultado desses custos.
Por exemplo, ao criar um orçamento para o ano seguinte, você usa o gerenciamento de custos para prepará-lo. Você começa com o processo de planejamento, que inclui produtos ou serviços que você deseja oferecer e como você os entregará aos seus clientes. A etapa de planejamento também deve incluir projeções financeiras iniciais, que posteriormente serão utilizadas em seu orçamento.
Em seguida, você precisará estimar os custos relacionados a esses processos e usar esses números para criar um orçamento. É aí que entra o controle de custos. O controle de custos mede as despesas reais em relação às despesas estimadas ou orçadas como um meio de lidar pro ativamente com as variações. O controle de custos é tudo: desde lidar diretamente com suas variações de orçamento até instituir ações corretivas que permitirão reduzir custos inesperados.
Mas você ainda não terminou. Mesmo que sejam tomadas medidas corretivas, você ainda precisará acompanhar as despesas futuras para ter certeza de que as medidas implementadas são eficazes.
Um sistema de controle de custos eficaz começa com um orçamento preciso, incluindo uma maneira de medir as variações do orçamento em tempo real. Por exemplo, se você estiver gerenciando um projeto, convém medir pro ativamente suas variações em todo o orçamento e abordar rapidamente variações como excedentes para manter o projeto funcionando sem problemas.
Isso também vale ao medir as variações em toda a empresa. Por exemplo, se seus custos de fabricação e produção estão muito altos, você não quer esperar até o final do ano para resolver os problemas por trás do aumento dos custos de produção. É por isso que examinar suas variações de orçamento mensalmente pode ajudar a evitar catástrofes, permitindo que você faça alterações rapidamente.
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